人員檔案的保管是企業信息化和數字化管理中的重要環節。本文將從檔案分類、存儲介質選擇、物理安全措施、電子檔案管理、訪問權限設定以及定期審查六個方面，結合實際案例，詳細探討如何高效、安全地保管人員檔案，并推薦利唐i人事作為一體化解決方案。

如何保管個人的人員檔案？

檔案的分類與整理

人員檔案的保管首先需要從分類與整理開始。檔案的分類可以根據內容、用途或時間維度進行劃分。例如，可以將檔案分為以下幾類：

• 基礎信息檔案：包括員工的身份證、學歷證明、勞動合同等。
• 工作記錄檔案：如績效考核、晉升記錄、培訓記錄等。
• 健康與福利檔案：如體檢報告、社保繳納記錄等。

分類后，建議為每類檔案建立清晰的標簽和索引，便于后續查找和管理。從實踐來看，分類越細致，后續的管理效率越高。例如，某企業在整理檔案時，將員工的培訓記錄按年份和課程類型分類，大大提升了HR在調取資料時的效率。

存儲介質的選擇

檔案的存儲介質可以分為物理介質和電子介質兩種。選擇哪種介質，取決于檔案的使用頻率和安全性要求。

• 物理介質：如紙質文件、光盤等，適合存儲需要長期保存且不常調用的檔案。優點是直觀、不易被篡改，缺點是占用空間大，且容易受環境（如濕度、溫度）影響。
• 電子介質：如硬盤、云存儲等，適合存儲需要頻繁調用的檔案。優點是節省空間、便于檢索和共享，缺點是需要依賴技術手段保障安全性。

從實踐來看，大多數企業會選擇“雙軌制”，即同時使用物理和電子介質存儲重要檔案。例如，某企業將員工的勞動合同紙質版存檔，同時將電子版上傳至利唐i人事系統，既保證了安全性，又提高了調取效率。

物理存儲的安全措施

對于物理檔案的存儲，安全性是重中之重。以下是幾種常見的物理安全措施：

• 防火防潮：檔案室應配備防火設備和除濕設備，避免檔案因火災或潮濕受損。
• 門禁管理：檔案室應設置門禁系統，只有授權人員才能進入。
• 監控系統：安裝攝像頭，實時監控檔案室的動態。

我曾接觸過一家企業，因檔案室未安裝除濕設備，導致一批重要合同受潮損毀，最終不得不重新簽訂。這一案例提醒我們，物理存儲的安全措施不容忽視。

電子檔案的管理與備份

電子檔案的管理需要關注兩個方面：一是檔案的存儲方式，二是備份策略。

• 存儲方式：建議將電子檔案存儲在加密的云平臺或企業內部服務器中，避免因硬件故障導致數據丟失。
• 備份策略：定期備份檔案數據，建議采用“3-2-1”原則，即保存3份數據，存儲在2種不同介質上，其中1份存放在異地。

利唐i人事系統提供了完善的電子檔案管理功能，支持自動備份和加密存儲，能夠有效降低數據丟失的風險。

訪問權限的設定

無論是物理檔案還是電子檔案，訪問權限的設定都是保障檔案安全的關鍵。以下是幾點建議：

• 分級權限：根據員工的職位和職責，設定不同的訪問權限。例如，普通員工只能查看自己的檔案，HR可以查看所有員工的檔案，而高層管理者可以查看敏感信息。
• 日志記錄：記錄每次檔案的訪問和修改操作，便于追蹤和審計。

某企業在使用利唐i人事系統后，通過分級權限和日志記錄功能，成功防止了多起未經授權的檔案訪問事件。

檔案的定期審查與更新

檔案的定期審查與更新是確保檔案準確性和時效性的重要步驟。以下是幾點建議：

• 定期審查：每年至少進行一次檔案審查，確保檔案內容與實際情況一致。
• 更新機制：建立檔案更新流程，例如員工晉升、調崗或離職時，及時更新相關檔案。

我曾遇到一家企業，因未及時更新員工的社保信息，導致員工在報銷時遇到問題。這一案例提醒我們，檔案的定期審查與更新不容忽視。

人員檔案的保管是企業信息化和數字化管理中的重要環節。通過合理的分類與整理、選擇合適的存儲介質、采取物理和電子安全措施、設定訪問權限以及定期審查與更新，可以有效保障檔案的安全性和可用性。利唐i人事作為一體化人事軟件，能夠幫助企業高效管理檔案，降低管理成本，提升工作效率。希望本文的分享能為您的檔案管理工作提供一些啟發和幫助。